Hướng dẫn khai báo trên phần mềm khai báo hải quan điện tử miễn phí (download trên địa chỉ website Hải quan Việt Nam customs.gov.vn):
1. Trường hợp gửi hàng qua forwarder (có phát hành HAWB)
Trong đó: (l) ## Là ký hiệu bắt đầu cho 1 thông tin Vận đơn chủ
(2) X Là số thứ tự tương ứng với thứ tự của số vận đơn thứ cấp thuộc Vận đơn chủ này đã khai ở 0 số vận đơn.
(3) YYYY Là năm phát hành Vận đơn chủ
(4) NNNNNNNNNNN Là số của Vận đơn chủ
(5) ## Là ký hiệu kết thúc cho 1 thông tin Vận đơn chủ
Ví dụ: Trường hợp có 3 vận đơn thứ cấp với số lần lượt là: VANDONTHUCAP1, VANDONTHUCAP2, VANDONTHUCAP3 và 2 vận đơn chủ VANDONTHU1, VANDONCHU2. Trong đó VANDONCHU1 sẽ bao gồm VANDONTHUCAP1, VANDONTHUCAP2, VANDONCHU2 bao gồm VANDONTHUCAP3 thì khai báo như sau:
2. Trường hợp gửi hàng trực tiếp Hãng hàng không (không phát hành HAWB)
Trong đó:
(l) ##: Là ký hiệu bắt đầu cho 1 thông tin Vận đơn chủ
(2) X: Là số thứ tự của Vận đơn chủ (tương ứng với số thứ tự của Vận đơn chủ đã nhập ở ô “1.26 số vận đơn”)
(3) YYYY: Là năm phát hành Vận đơn chủ
(4) ##: Là ký hiệu kết thúc cho 1 thông tin Vận đơn chủ
Ví dụ: Trường hợp có 3 vận đơn chủ, VANDONCHU1, VANDONCHU2 phát hành năm 2020, VANDONCHU3 phát hành năm 2021 và không có vận đơn thứ cấp thì khai báo như sau: